Een van de meest fijne modellen die een goed inzicht en overzicht geeft is het Teamdoelmatigheidsmodel. Het geeft de samenhang der dingen in een organisatie aan; waaruit blijkt dat, voordat het werk verricht kan worden, er eerst veel andere zaken geregeld moeten worden.
In dit model komt ook mijn motto 'Leiderschap met Hart, Hoofd en Handen' samen:
Richten, de missie en visie, komt in essentie uit het Hart: waar gaat het jou om, waar zit jou motivatie, wat wil je bereiken?
Inrichten, hier komt het Hoofd erbij: wat en hoe moet er geregeld worden? Kwalitatief en kwantitatief? Hoe organiseren we het werk, wie doet wat wanneer en op wat voor manier? Hoe communiceren we daarover wanneer met elkaar? Met vaste procedures of met de nodige flexibiliteit?
En dan het Verrichten: De Handen. Door het doen doe je ervaring op. Dat is de wijsheid van de Handen. Telkens weer proberen, in kleine stapjes, met het oog op de horizon, de hogere doelen gericht, aanpassen waar nodig is, en dan weer een stap zetten. Zo maak je als het ware een Kruimelspoor van allemaal kleine stukjes werk, behapbaar en overzichtelijk.
Dit model leert ook dat problemen op de werkvloer niet opgelost kunnen worden op het niveau waarop ze ontstaan zei. Om Einstein nog eens aan te halen:
"We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them."
We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt.
Dat betekent dat als het niet lekker loopt op de werkvloer, er gekeken moet worden naar het naast hogere niveau, of daar de zaken goed geregeld zijn. Want communicatie- en samenwerkingsproblemen kunnen heel makkelijk ontstaan als de verdeling van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden niet goed geregeld zijn. En als niet duidelijk is wat het doel is, of wat de doelen zijn. "En o ja, wat is ook al weer de visie?", een veel gehoorde vraag c.q. klacht op de werkvloer.
De verantwoordelijkheid van de directie en het managementteam ligt in het inregelen van bovenstaande pyramide en het constant onderhouden daarvan, met als hoofdverantwoordelijkheid de missie en de visie. Want daar volgt de strategie uit, die zich vertaalt in de doelen, TBV's, procedures enzovoorts.
Dat kan behoorlijk complex zijn, vandaar dat ik bij de begeleiding van directies en teams visueel en ruimtelijke werk: we tekenen op de vloer in een grote ruimte de lijnen van de pyramide hierboven letterlijk uit, verrijken dat met foto's, symbolen en informatie, tekenen er groene, oranje en rode lijnen in (wat gaat goed, wat kan beter en wat moet echt veranderd worden?). Zo wordt de organisatie en de filosofie erachter heel tastbaar en kunnen blokkades in de energie makkelijker opgelost worden.
Ik zou zeggen, print het model uit, deel het met al je collega's en houd het altijd bij vergaderingen bij de hand, je zal merken dat het (samen)werken een stuk makkelijk gaat. Succes!